Ärendehantering med tidrapporteringsfunktion

Optinets ärendehanteringssystem går att nyttja i princip alla branscher. Ibland har man regelbundna besök hos kunder varje vecka, ibland är det akutjobb, ibland interna arbeten m.m. Systemet kan användas av alla yrkesgrupper t.ex. installatörer, elektriker, byggarbetare, servicepersonal, lokalvårdare eller andra som utför arbeten löpande eller enligt bokade avtal.

Systemet levereras som en molntjänst som dels är tillgängligt från dator, men även från mobil för personal på fältet.

Fullt anpassningsbart

Optinet kan anpassa systemet till Era specifika behov, t.ex. behöver man inte tidrapporteringsdelen kan den plockas bort, behöver man integration med något annat system kan vi komplettera med detta så länge det finns ett API eller annan integrationsmöjlighet. Det finns även möjlighet att bygga på med CRM-del och då kan man t.ex. konvertera tagna offerter till ärenden.

Grundfunktioner

De två grunddelarna i systemet är ärenden och tidrapportering. Just nu innehåller systemet följande funktioner:

  • Tidrapportering
  • Arbetsorder med löpande jobb, avtalsjobb, akuta jobb, framtida jobb
  • Enkel projekthantering
  • Dokumenthantering – bifoga dokument, instruktioner, ritningar till olika jobb
  • Kundregister med statistik och kontaktpersoner
  • Avtalshantering – rapport av uppdrag mot olika typer av avtal
  • Reserapportering
  • Frånvarorapportering
  • Rapportfunktion för fakturering, frånvaro, reserapport, debiteringsgrad m.m.
  • Mailfunktioner som påminner om akuta jobb m.m.

Systemet har även stöd för inkommande mail från kunder tex. Så att ett inkommande mail automatisk kan lägga sig som ett ärende.

Systemet är konstruerat med utgångspunkt från brister i andra system

De brister systemet vill råda bot på är bland annat:

  • Se till att alla jobb blir utförda, varna om något jobb blir för gammalt
  • Se till att alla anställda rapporterar all sin tid
  • Varna om det ligger mycket o-fakturerad tid
  • Få ut relevanta och enkla underlag för fakturering, frånvaro samt resor
  • Göra det enkelt att rapportera tid
  • Kunna vara fler anställda inblandade i samma jobb
  • Enkelt kunna bifoga information om uppdraget
  • Utföra avtalsjobb
  • Jobba mot en timbank eller supportavtal

Är ni intresserad av systemet så hör av er till oss för en demonstration.

Så kan vi hjälpa dig

Vill du veta hur vi kan hjälpa er verksamhet att bli effektivare? Fyll i kontaktuppgifterna så ringer vi upp dig.

Referenser

Våra senaste uppdrag